Politique de protection des renseignements personnels
Objectif
La présente politique vise à encadrer la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels par Grands Talents. Elle a pour objectif d’assurer le respect de la vie privée des personnes avec lesquelles l’entreprise interagit et de se conformer aux exigences de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) applicable au Québec.
Grands Talents s’engage à traiter les renseignements personnels de manière responsable, transparente et sécuritaire dans le cadre de ses activités de services-conseils en ressources humaines et en gestion des talents.
Portée
Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis par Grands Talents dans le cadre de ses activités professionnelles, notamment auprès :
Elle s’applique également à toute personne travaillant pour ou avec Grands Talents et ayant accès à des renseignements personnels.
Définition d’un renseignement personnel
Un renseignement personnel est toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement.
À titre d’exemples :
Les renseignements concernant les fonctions professionnelles d’une personne dans une entreprise ne sont généralement pas considérés comme des renseignements personnels selon la loi.
Collecte des renseignements personnels
Grands Talents collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses mandats et à la gestion de ses activités.
Les renseignements peuvent être recueillis notamment dans les situations suivantes :
Les renseignements sont généralement recueillis directement auprès de la personne concernée. Dans certains cas, ils peuvent être obtenus auprès d’un tiers autorisé, avec le consentement de la personne ou lorsque la loi le permet.
Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés ou pour toute autre utilisation permise par la loi.
Ces fins peuvent notamment inclure :
L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions.
Communication des renseignements personnels
Grands Talents ne communique pas de renseignements personnels à des tiers sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les situations prévues par la loi.
Dans le cadre de ses activités, certains renseignements peuvent être partagés avec :
Grands Talents s’assure que toute communication de renseignements personnels est faite de manière sécuritaire et appropriée.
Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés ou pour respecter les obligations légales.
Les mesures raisonnables sont prises afin de s’assurer que les renseignements conservés demeurent exacts et à jour.
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés.
Protection des renseignements personnels
Grands Talents met en place des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre :
Ces mesures peuvent inclure :
Toute personne travaillant pour Grands Talents doit respecter les obligations de confidentialité liées aux renseignements personnels.
Accès et rectification
Toute personne peut demander l’accès aux renseignements personnels la concernant détenus par Grands Talents et demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
Les demandes doivent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels.
Gestion des incidents de confidentialité
Tout incident impliquant la perte, l’accès non autorisé ou la divulgation de renseignements personnels doit être signalé rapidement au responsable de la protection des renseignements personnels.
Grands Talents prendra les mesures nécessaires pour limiter les impacts de l’incident et se conformer aux obligations légales, notamment celles prévues par la Loi 25.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), Grands Talents désigne Cynthia Guay à titre de responsable de la protection des renseignements personnels.
Cette personne veille à l’application de la présente politique, à la mise en place des pratiques de protection des renseignements personnels et au respect des obligations légales applicables.
Les demandes d’accès, de rectification ou toute question concernant la protection des renseignements personnels peuvent être adressées à la responsable. Les coordonnées de la responsable sont rendues accessibles sur les plateformes et documents officiels de Grands Talents.
Les coordonnées du responsable sont rendues accessibles aux personnes concernées.
Révision de la politique
La présente politique peut être mise à jour périodiquement afin de refléter les changements législatifs, technologiques ou organisationnels.
La version la plus récente de la politique est accessible aux personnes concernées
