Croyez-vous qu’après 2 ans de pratique vos vidéoconférences sont optimisées?

Les réunions en ligne font partie de notre réalité depuis 2 ans et seront encore présentes pour plusieurs années.

Une bonne planification augmentera l’efficacité et l’engagement de vos employé.e.s.

Planification + Efforts = Succès

Voici quelques éléments à prendre en considération pour faciliter l’échange d’information et s’assurer de maximiser vos rencontres selon les bonnes pratiques d’une réunion.

1- Pour une préparation optimale

Envoyez un courriel de convocation contenant toutes les informations nécessaires à la réunion quelques jours à l’avance.

On doit y retrouver :

  • La date, l’heure de début et de fin
  • Joindre le lien de la rencontre virtuelle
  • L’objectif de la rencontre et l’ordre du jour
  • Identifier la préparation nécessaire. Plus les gens sont préparés plus c’est efficace.
    Y a-t-il des lectures, des recherches ou des tâches à accomplir avant la rencontre? Clarifiez ce qui est attendu des personnes participantes pour qu’elles arrivent préparées.
  • Ajouter les règles d’engagement de la réunion :
    • Présence et écoute
    • Se connecter 10 minutes avant pour paramétrer et être fonctionnel à l’heure
    • Caméra ouverte
    • On lève la main (physique ou virtuelle) pour demander la parole
    • Le cellulaire fermé
    • On ne prend pas ses courriels
    • On partage des informations pertinentes pour le groupe seulement

2 – Donner du sens

Donnez un sens à la réunion (présentez l’objectif de la réunion et son déroulement) tout en soulignant l’intérêt de la vidéoconférence pour le groupe.

Il n’y a rien de pire que d’assister à une réunion qui aurait pu être un courriel ou des conversations individuelles. En soulignant l’objet et la pertinence de la rencontre, l’objectif devient clair pour tout le monde et on augmente ainsi l’intérêt à participer.

 

3- Animer et diriger efficacement une réunion

Encouragez les interactions entre les personnes participantes et assurer les tours de parole. Vous êtes le ou la chef d’orchestre et vous devez vous assurer de l’efficacité mais aussi de la pertinence.

Mieux vous gérez vos rencontres plus les gens auront envie d’y participer.

Si vous considérez que le point présenté par un ou une employé.e n’est pas pertinent pour l’ensemble des personnes présentes, permettez-vous de l’interrompre gentiment et proposer une autre rencontre.

Soyez attentif aux réactions non verbales et émotives par rapport à la tâche, aux interactions et au contexte.

Elles sont très révélatrices, elles peuvent vous fournir plusieurs informations qui vous guideront dans votre coordination de la rencontre. Par exemple, est-ce que l’information est bien reçue? Si les personnes participantes ne semblent pas réceptives, pourquoi? Y a-t-il un problème? C’est en étant alerte que l’on peut ensuite agir.

D’ailleurs, n’hésitez pas après la réunion de contacter ces personnes et de leur demander leur impression de la rencontre.

Poser une question ouverte : « Comment as-tu trouvé la rencontre aujourd’hui? ».
Ce qui vous aidera à pousser un peu plus la discussion sur les réactions remarquées.

 

4- Soyez attentif.ve au non-verbal

Visages penseurs, réactions vives/négatives

🤔 Clarifiez ce qui doit l’être pour garantir la compréhension de tous et de toutes.

 

5- Finaliser la réunion et créer l’impact désiré

Relevez des éléments de synthèse et de décision et faite des liens avec l’objectif de la réunion.

L’objectif de la réunion a-t-il été atteint? Qu’est-ce qui a été partagé et décidé?

 

Prévoir du temps pour que chacun.e puisse s’exprimer et clore la réunion.
Il est important de laisser l’espace aux personnes participantes pour le mot de la fin. C’est l’occasion d’entendre des commentaires ou répondre aux derniers questionnements.

Faite un résumé du plan d’action et ce qui reste à faire ou ce qui peut être amélioré et identifiez les suites.

Quelles sont les tâches à faire et engagements de chacun.e? Quand sera le prochain suivi ou la prochaine réunion?

 

6- Après et entre les réunions

Produire et partager un compte-rendu en plus de créer un espace où chacun et chacune peut déposer des commentaires et des suggestions (sans critique) qui s’additionnent d’une réunion à l’autre.

La création de cet espace de communication permet de garder une trace facilement accessible et d’offrir aux personnes la chance de donner leur opinion pour contribuer à l’amélioration continue.

 

À savoir

  • Saviez-vous que le temps d’attention est limité en ligne? La durée d’attention moyenne d’une personne est passée de 12 secondes à seulement 8 secondes depuis le début des années 2000. Ce 8 secondes de paroxysme de concentration a lieu lorsque les personnes sont captivées. On gagnera ainsi à arriver à ce résultat par un contenu dynamique et fluide.

 

  • Saviez-vous qu’en ligne les personnes participantes peuvent consulter leurs courriels ou s’occuper à autre chose lors de la rencontre? Il faut donc interpeller et interagir avec les personnes sur une base régulière pour conserver l’attention. Assurez-vous de nommer les gens puisqu’en contexte virtuel on repose beaucoup sur le verbal.

 

  • Saviez-vous que vous ne devriez pas hésiter à déléguer le leadership de la rencontre? Cela permet entre autres choses de conscientiser vos collègues sur la responsabilité d’animer une rencontre et permet de diriger l’attention des collègues sur leurs autres collègues. Désignez cette personne parmi celles les moins impliquées de la réunion puisque de cette façon, elle sera mobilisée. Il est aussi possible de donner la responsabilité à un ou à une collègue de simplement présenter l’ordre du jour dans le but de mobiliser les personnes participantes et de rendre la réunion plus dynamique. Naturellement, il vous faut rester en support à la rencontre et encadrer un minimum la personne animatrice.

 

  • Saviez-vous que les plateformes ont des fonctionnalités qui peuvent faciliter l’expérience de votre réunion? Le chat est un outil très pratique pour partager une courte information (hyperliens, PV, etc.) ou lorsque tout le monde parle les uns sur les autres. Pour les tours de parole, il y a aussi l’option de l’icône de la main et les réactions qui permettent de manifester notre désir de parler ou de réagir sans perturber la réunion. N’hésitez pas à présenter ces fonctionnalités à vos employés au début des réunions et même à les insérer dans les règles d’engagement.

 

  • Saviez-vous aussi que vous pouvez avoir le contrôle des micros? Pour toutes les plateformes de visioconférence, assurez-vous d’avoir la fonction de la personne animatrice (ou host) ce qui permet de contrôler les micros (si jamais quelqu’un oublie de fermer le sien créant beaucoup de bruits dérangeants, par exemple).

Pour garantir l’efficacité d’une rencontre, il faut donc être bien préparé.e, s’assurer de souligner la pertinence de la réunion, être attentif.ve aux réactions des personnes participantes tout en captant leur attention et tout en expliquant ce qui doit l’être. Finalement, on gagnera à résumer les points importants de la rencontre et à laisser une trace écrite de ce qui a été partagé et des tâches à réaliser.

Une fois pris en considération, ces éléments vous aideront certainement à maximiser vos rencontres. Une différence notable pourra alors être facilement remarquée et vous tirerez ainsi un grand sentiment de satisfaction lors de vos réunions.

 

Auteur: Sandrine Loiselle, Stagiaire RH hiver 2022 

 

 

Référence à insérer à la fin du texte 

Tiré de Mongeau, P. et Saint-Charles, J. (2022). Atelier d’animation des groupes en milieux organisés. COM1134 [Notes de cours et illustrations]. Université du Québec à Montréal, Département de communication sociale et publique.